Effektive Kommunikation in Vereinen mit WhatsApp & Co.: Die Vor- & Nachteile von Messenger-Diensten

In der heutigen digitalisierten Welt bieten Messenger-Dienste wie WhatsApp, Telegram oder der Facebook Messenger effektive Möglichkeiten, die Kommunikation in Vereinen zu optimieren. Sie können dazu beitragen, Mitglieder schneller zu erreichen und zu informieren. Gleichzeitig bringen die Dienste auch einige Herausforderungen und Berührungsängste mit sich. In diesem Artikel beleuchten wir die Vorzüge von Messenger-Diensten, gehen auf mögliche Nachteile ein und geben hilfreiche Tipps für eine gelungene Kommunikation.

Datenschutz: Die Nutzung von Messenger-Diensten

Seit dem 25.05.2018 hat sich durch die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in der Kommunikation für Vereine einiges geändert. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, Adressen, Geburtsdatum, Telefonnummer) wurden klare schärfere Regeln definiert. Dabei steht auch die Vereinskommunikation mittels WhatsApp & Co. auf dem Prüfstand. Die rechtliche Nutzung wird in diesem Artikel nicht erläutert. Zur Vertiefung empfehlen wir diesen Artikel: https://www.e-recht24.de/dsg/12753-whatsapp.html

Welche Messenger-Dienste gibt es?

Neben dem kostenlosen und sehr bekannten Dienst WhatsApp, gibt es noch weitere – teilweise kostenpflichtige – Messenger-Dienste wie Threema, Signal, Telegram (Interessanter Beitrag zu den WhatsApp-Alternativen:
https://klubraum.com/de-blog/whatsapp-alternativen-fuer-euren-verein). Diese sind zwar aus Datenschutzsicht unproblematischer, spielen jedoch im Markt eine untergeordnete Rolle und werden eher selten genutzt. Eins haben alle Dienste gemeinsam: Sie werden vorwiegend auf dem Smartphone genutzt und vereinfachen und beschleunigen die Kommunikation untereinander.

Die Vorzüge von Messenger-Diensten

Schnelle und direkte Kommunikation: Messenger ermöglichen eine unmittelbare und direkte Interaktion mit den Mitgliedern. Wichtige Informationen können in Echtzeit geteilt werden, Rückmeldungen gehen zeitnah ein.

Hohe Verfügbarkeit: Hier ist vor allem die hohe Verfügbarkeit von WhatsApp zu nennen. Der Dienst befindet sich auf sehr vielen Smartphones, ist kostenlos und einfach zu nutzen.

Multimediale Inhalte: Neben den üblichen Textnachrichten, können auch Bilder und Videos versendet werden, ebenfalls lassen sich Dokumente teilen.

Gruppenfunktionen: Messenger erlauben die Bildung von Gruppen, in denen gezielt Informationen an ausgewählte Mitglieder oder an die gesamte Vereinsgemeinschaft gesendet werden können. So können Vereine sowohl eine Gruppe für die Vorstandsmitglieder erstellen, aber auch eine Gruppe für alle Vereinsmitglieder. Darüber sind Gruppen möglich, zu denen sich die Helfer einer Veranstaltung organisieren.

Benachrichtigungen: Mitglieder erhalten Benachrichtigungen über neue Nachrichten, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie die Informationen zeitnah zur Kenntnis nehmen. Denn das Handy ist ein ständiger Begleiter. E-Mails im Gegenteil werden eher später abgerufen.

Die Nachteile von Messenger-Diensten

Datenschutz und Privatsphäre: Messenger erfordern eine gewisse Vorsicht, da persönliche Daten und Kommunikation möglicherweise gefährdet sein können. Vereine sollten darauf achten, die Datenschutzrichtlinien einzuhalten und keine personenbezogenen Daten (zum Beispiel Mitgliederlisten mit Geburtsdaten) über die Messenger-Dienste zu teilen.

Informationsflut: In Gruppen können schnell viele Nachrichten anfallen, was Mitglieder überfordern kann. Klare Strukturen und Regeln sind wichtig. Es sollte klar kommuniziert werden, ob die Gruppe für Informationen oder zur Kommunikation genutzt wird.

Exklusion von Nicht-Nutzern: Nicht alle Mitglieder sind vielleicht bereit oder in der Lage, Messenger-Dienste zu verwenden, was zu einer Exklusion führen kann.

Gelungene Kommunikation in Messenger-Gruppen

Damit die Kommunikation in Messenger-Gruppen erfolgreich ist, können folgende Tipps helfen:

Klare Regeln und Erwartungen: Klare Regeln für die Gruppenkommunikation helfen dabei, die Struktur in die Nachrichtenflut zu bringen. Es sollte definiert werden, welche Nachrichten zu welchen Themen in der Gruppe angebracht sind. Wenn Mitglieder die Gruppe dazu nutzen, persönliche Fragen zu stellen oder fremde Themen zu diskutieren, dann sollte ein Gruppenadmin oder Moderator darauf hinweisen, welche Art von Inhalten angemessen ist.

Mitglieder können darauf aufmerksam gemacht werden, welche Art von Informationen erwünscht sind und dass es sich um einen offiziellen Chat und keine privaten Plaudereien handelt. Sollte sich ein Mitglied unerwünscht verhalten, hilft das private Gespräch.

Datenschutz beachten: Datenschutz hat in der Kommunikation einen hohen Stellenwert. Die Mitglieder sollten darüber informiert werden, wie die Daten und Informationen behandelt werden.

Emojis gezielt nutzen: Emojis sind Piktogramme, mit denen Emotionen ausgedrückt werden können. Sie können in einem Text eingesetzt oder auch als Reaktion auf eine Nachricht genutzt werden. Zwar lockern Emojis den Text auf, sollten aber gezielt statt vorwiegend genutzt werden. Ebenfalls können Gruppenmitglieder auch auf Nachrichten mit einem Emoji reagieren. Dafür einfach die Nachricht länger gedrückt halten und das gewünschte Emoji auswählen.

Informationen allen zugänglich machen: Die Informationen für die Gruppenmitglieder sollten auch für Mitglieder, die den Messenger nicht nutzen, erreichbar sein. Daher sollten die Informationen zusätzlich über alternative Kommunikationswege zur Verfügung gestellt werden. Offizielle Ankündigungen sollten in gewohnter Form per Brief getätigt werden. Zudem sollte klar sein, dass offizielle Abstimmungen nicht über Messenger-Dienste durchgeführt werden können.

WhatsApp auf dem PC nutzen
Es ist möglich, WhatsApp auch auf der Weboberfläche am PC zu nutzen. Das ist vor allem beim Verfassen von langen Nachrichten effizient und übersichtlicher. So geht's:

WhatsApp am PC aufrufen: https://web.whatsapp.com/ (dort erscheint eine Seite mit Tipps und einem QR-Code)
WhatsApp am Smartphone öffnen

Einstellungen aufrufen
Verknüpfte Geräte auswählen, Gerät hinzufügen anklicken
Mit dem Smartphone den QR-Code auf der Website abscannen

Welche Formate für welche Zwecke?

Textnachrichten: Geeignet für kurze Mitteilungen, schnelle Updates und Terminankündigungen.

Bilder und Videos: Ideal, um visuell ansprechende Inhalte zu teilen, etwa Bilder von Veranstaltungen oder Anleitungen.

Dokumente: Vereinsdokumente wie Satzungen, Protokolle oder Formulare können auch geteilt werden.

Umfragen und Abstimmungen: Durch die Funktion Umfragen, können Meinungen eingeholt oder Entscheidungen getroffen werden. Offizielle Wahlen oder Entscheidungen können über diese Funktion nicht abgebildet werden.

Veranstaltungseinladungen: Das Format Veranstaltungen (zum Beispiel bei Facebook) kann sehr gut dafür genutzt werden, um Mitglieder über anstehende Events zu informieren.

Fazit

Die Nutzung von Messenger-Diensten in Vereinen kann die Kommunikation effizienter und zugänglicher gestalten. Durch die Beachtung der genannten Vor- und Nachteile sowie die Umsetzung bewährter Praktiken für die Gruppenkommunikation wird sichergestellt, dass die Mitglieder gut informiert und engagiert bleiben.

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Katharina Rieland, Unternehmerin und Geschäftsführerin der kajado GmbH, Agentur für digitale Kommunikation

Autorin:

Katharina Rieland

Geschäftsführerin der kajado GmbH & Kommunikations-Expertin