Mit dem Redaktionsplan durchs Gartenjahr: So erzählen Kleingartenvereine ihre Geschichten.

Öffentlichkeitsarbeit, die Wurzeln schlägt

Öffentlichkeitsarbeit ist keine Eintagsfliege. Vereine, die regelmäßig kommunizieren, werden ernster genommen, von Politik, Verwaltung, Nachbarschaft und Mitgliedern. Doch damit das gelingt, braucht es Struktur. Genau hier setzt die Rolle eines oder einer Medienverantwortlichen an.

Diese Person koordiniert alle Aktivitäten rund um:

• Pressemitteilungen
• Social-Media-Beiträge
• Website-Artikel
• Fotos
• AnsprechpartnerInnen für Medien
  Das Ziel: Relevante Inhalte strategisch planen, statt ständig ad hoc zu reagieren.
  

Der Schlüssel: Ein Jahresplan für Öffentlichkeitsarbeit

Ein einfacher, aber wirkungsvoller Schritt ist die Planung von Themen im Voraus, idealerweise quartalsweise, mit monatlichen Schwerpunkten. Das schafft nicht nur eine bessere Abstimmung innerhalb des Vorstands und des Kleingartenvereins, sondern sorgt auch für eine kontinuierliche Sichtbarkeit gegenüber Presse und Öffentlichkeit.

Gleichzeitig nimmt ein strukturierter Plan den Druck aus der alltäglichen Kommunikation: Statt kurzfristig nach Inhalten zu suchen, bleibt Raum für kreative Ideen, spontane Beiträge und gut vorbereitete Aktionen. Und nicht zuletzt lässt sich die Planung wunderbar an den natürlichen Rhythmus des Gartens anlehnen: vom ersten Säen im Frühjahr bis zur letzten Ernte im Herbst. So wird Öffentlichkeitsarbeit zur festen Größe im Vereinsjahr: organisch gewachsen und mit einem klaren Profil.

Ideen für einen Jahresplan im Kleingartenverein (Beispiel)

Struktur statt Zufall: So wird Öffentlichkeitsarbeit im Verein zur Routine

Die Öffentlichkeitsarbeit im Kleingartenverein steht und fällt mit klarer Zuständigkeit. Idealerweise benennt der Vorstand einen Medienverantwortlichen, die oder der den Überblick behält, Themen koordiniert und Veröffentlichungen steuert. Diese Rolle kann von einer einzelnen Person übernommen werden und in vielen Vereinen ist das auch der Startpunkt.

Die hier aufgeführten Aufgabenbereiche zeigen, welche Tätigkeiten typischerweise zur Öffentlichkeitsarbeit gehören. In der Praxis sind sie meist weniger komplex, als es auf den ersten Blick scheint. Vieles wird mit der Zeit routinierter und geht schneller von der Hand.

Trotzdem gilt: Wenn mehrere Personen sich einbringen möchten, umso besser. Denn die Arbeit lässt sich sehr gut aufteilen, z. B. nach Fähigkeiten, Zeit oder Interessen. So wächst im besten Fall ein kleines Redaktionsteam, das gemeinsam für die Sichtbarkeit des Vereins sorgt.

1. Redaktionsteam im Verein definieren

• Medienverantwortlichen benennen
• Optional: ein kleines Redaktionsteam (2–3 Leute) bilden
• Aufgaben klar verteilen:

Aufgaben:

Koordination: Themen planen, Termine im Blick behalten, Inhalte finalisieren

• Erstellen und Pflegen des Redaktionsplans
• Themen mit dem Vorstand abstimmen
• Texte final redigieren und freigeben
• AnsprechpartnerIn für Presse
• Überblick über Bildrechte, Freigaben und Veröffentlichungen
  

Redaktionelle Mitarbeit: Beiträge verfassen, Informationen sammeln, Berichte schreiben

• Verfassen von Pressemitteilungen und Texten für die Website, ggf. auch Social-Media-Posts
• Interviews mit Vereinsmitgliedern oder Gästen führen
• Wiederkehrende Formate pflegen (z. B. Quartalsbericht, Monatsrückblick)
• Sammlung und Pflege von Textbausteinen und Zitaten
• Pflege der Website (News, Bildergalerien, Termine)

Bilder: Fotos machen, sortieren, archivieren, Einwilligungen einholen

• Fotos bei Veranstaltungen und Aktionen machen oder sammeln
• Bildauswahl und -bearbeitung (z. B. Zuschnitt, Helligkeit)
• Anlegen eines strukturierten Bildarchivs (nach Monat/Thema)
• Einholung von Einwilligungen zur Bildveröffentlichung
• Auswahl von Bildern für Website, Social Media, Presse

Social Media & Online-Präsenz: Posts planen, veröffentlichen, Interaktionen betreuen

• Planung und Veröffentlichung von Social-Media-Posts (z. B. Facebook, Instagram)
• Monitoring von Kommentaren und Nachrichten
• Interaktion mit Followern oder anderen Vereinen
  

2. Redaktionstreffen

Um die Öffentlichkeitsarbeit im Verein strukturiert anzugehen, hat es sich bewährt, das Redaktionsteam mindestens zweimal im Jahr zu einem kurzen Planungstreffen zusammenzubringen. Diese Treffen müssen weder lang noch kompliziert sein. Schon ein Austausch von 45 bis 60 Minuten genügt, um die nächsten Wochen sinnvoll zu strukturieren und Aufgaben zu verteilen. Wichtig ist, dass alle Beteiligten einen Überblick bekommen: Was steht an? Welche Themen sind spannend? Wer übernimmt was?

So kann ein Redaktionstreffen ablaufen:

Rückblick auf das letzte Quartal:

• Was wurde umgesetzt?
  
• Was hat gut funktioniert (z. B. Pressebericht, Social-Media-Beitrag, Fotos)
  
• Was ist liegengeblieben und warum?

Planung der kommenden Monate:

• Welche Veranstaltungen oder besonderen Termine stehen an?
• Welche Themen aus dem Gartenjahr (z. B. Aussaat, Ernte, Insekten, Vereinsleben) eignen sich für Beiträge?
• Gibt es politische Kontakte, Kooperationen oder Jubiläen?

Material sammeln und organisieren:

• Gibt es bereits Bilder, Zitate oder Texte, die verwendet werden können?
  
• Welche Inhalte müssen noch erstellt oder angefragt werden?

Zuständigkeiten klären:

• Wer schreibt den nächsten Beitrag?
  
• Wer macht Fotos bei der kommenden Aktion?
  
• Wer pflegt Website oder Social Media?

Tipp für die Praxis:
Ein einfaches Protokoll (handschriftlich, in einer E-Mail oder als geteiltes Dokument) hilft, die Absprachen festzuhalten. So behalten alle den Überblick, und auch neue Teammitglieder können leicht einsteigen.

3. Tools für mehr Routine

Öffentlichkeitsarbeit wird deutlich einfacher, wenn bestimmte Abläufe nicht jedes Mal neu durchdacht werden müssen. Mit ein paar einfachen Hilfsmitteln lässt sich eine gute Grundlage schaffen, die im Laufe der Zeit weiterwächst und die auch andere Vereinsmitglieder leicht übernehmen können. Hier einige bewährte Tools und Methoden, die sich in der Praxis gut bewährt haben:

Redaktionskalender
Ein Redaktionskalender ist das zentrale Werkzeug für Planung und Übersicht. Er hilft dabei, Inhalte über das Jahr hinweg zu verteilen, saisonale Themen frühzeitig zu erkennen und Zuständigkeiten festzuhalten.

• Nutze eine Excel-Tabelle, eine Google-Tabelle oder einfach einen ausgedruckten Jahreskalender.
• Gliedere den Kalender monatsweise oder quartalsweise
  

Trage pro Monat ein:

• Vereinsaktivitäten oder Veranstaltungen
• passende Gartenthemen (z. B. Frühblüher, Ernte, Insekten)
• geplante Inhalte für Website, Presse, Social Media
• Verantwortliche Person für Text oder Foto
  

Bilder-Ordner mit System
Ein gutes Bild sagt mehr als tausend Worte. Aber nur, wenn man es auch schnell findet. Deshalb lohnt es sich, frühzeitig eine übersichtliche Bildablage anzulegen.

• Erstelle auf dem Vereinscomputer oder in der Cloud (z. B. Google Drive oder Dropbox) einen Hauptordner „Vereinsbilder“.
• Darin Unterordner nach Monaten oder Themen
  

Beispiele:

• „2025-03 Pflanzaktion“
• „2025-06 Sommerfest“
• „Porträts Mitglieder“
  

• Benenne die Dateien sprechend, z. B. „Erntefest_2025_Vorstand.jpg“ statt „IMG0037.jpg“.
• Dokumentiere, wer auf den Fotos zu sehen ist und ob eine Veröffentlichungserlaubnis vorliegt.
  

Textbausteine für wiederkehrende Inhalte
Viele Beiträge im Vereinsleben ähneln sich in Aufbau und Sprache, zum Beispiel Einladungen, Presseberichte, Dankesworte oder Social-Media-Posts. Statt jedes Mal neu zu formulieren, lohnt es sich, Textvorlagen zu sammeln und bei Bedarf anzupassen.

• Erstelle ein digitales Dokument mit häufig benötigten Textbausteinen:
  

Textbausteine:

• Einladung zur Aktion („Wir laden herzlich ein zu …“)
• Kurzbeschreibung des Vereins
• Standard-Zitat des Vorstands („Uns ist wichtig, dass …“)
• Abschlussformeln für Pressemitteilungen
  

• Speichere das Dokument zentral und für das Team zugänglich (z. B. in der Cloud).
• Ergänze im Laufe der Zeit neue Formulierungen, schöne Zitate oder passende Sätze, so entsteht ein echter Vereinspool an Sprachmaterial.
• Auch Social-Media-Texte, sogenannte Captions, können als Textsammlung abgelegt werden, so ist bei akutem Zeitmangel immer ein Text zur Hand.
  

Einfach anfangen: Öffentlichkeitsarbeit wächst mit jedem Schritt

Auf den ersten Blick wirkt Öffentlichkeitsarbeit umfangreich und gerade im Ehrenamt ist die Zeit oft knapp. Doch oft reicht es, klein anzufangen: ein kurzer Bericht nach einer Aktion, ein Bild für die Website, ein einfacher Plan fürs nächste Quartal. Schon das bringt Bewegung in die Kommunikation.

Suchen Sie sich ein bis zwei Ideen aus diesem Beitrag und probieren Sie sie aus. Mit der Zeit entsteht daraus eine Routine, die nicht nur die Arbeit erleichtert, sondern das Vereinsleben sichtbarer, selbstbewusster und attraktiver macht, nach innen wie nach außen. Und das Beste daran: Erfolg ist planbar. Wer sichtbar ist, wird gehört und kann mitgestalten.

Autorin:

Katharina Rieland

Geschäftsführerin der kajado GmbH & Kommunikations-Expertin