Vereinsregister: Diese Melde-pflichten hat der Vorstand im Kleingartenverein
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Kurz gesagt: Jede Änderung im vertretungsberechtigten Vorstand, also bei Vorsitzendem, stellvertretendem Vorsitzenden, Kassierer oder Schriftführer, sowie jede Satzungsänderung muss unverzüglich beim zuständigen Amtsgericht angemeldet werden, sonst kann das Registergericht ein Zwangsgeld festsetzen.
Die Mitgliederversammlung wählt einen neuen Vorstand, alle sind erleichtert, das Protokoll ist geschrieben, und dann gerät die Meldung ans Registergericht im Alltag schnell in Vergessenheit. Genau das kann teuer werden.
Das Vereinsregister führen die örtlich zuständigen Registergerichte, zuständig ist das Amtsgericht,
in dessen Bezirk der Kleingartenverein seinen Sitz hat. Dort stehen Name und Sitz des Vereins,
die Namen, Geburtsdaten und Wohnorte der Vorstandsmitglieder, ihre Vertretungsbefugnis sowie die Satzung samt aller Änderungen. Erst mit dieser Eintragung erlangt der Verein seine Rechtsfähigkeit als juristische Person, geregelt in § 21 BGB. Das Register ist also kein bürokratisches Beiwerk, sondern die rechtliche Grundlage, auf der der Verein überhaupt als eigenständige Person handeln kann.
„Wird eine erforderliche Anmeldung nicht vorgenommen, kann das Registergericht ein Zwangsgeld androhen und festsetzen."
Was passiert, wenn die Meldung ausbleibt?
Meldepflichtig sind Änderungen im vertretungsberechtigten Vorstand nach § 26 BGB und jede Satzungsänderung, konkret die Neuwahl oder das Ausscheiden von Vorsitzendem, stellvertretendem Vorsitzenden, Kassierer oder Schriftführer sowie eine geänderte Vertretungsbefugnis innerhalb dieses Kreises, etwa wenn aus einer Einzelvertretung eine gemeinsame Vertretung wird. Ein Wechsel bei Beisitzern oder Fachberatern zählt nicht dazu, hier ist keine Mitteilung an das Registergericht nötig.
Zuständig für die Meldung ist der Vorstand. Notwendig ist eine schriftliche, notariell beglaubigte Erklärung auf Grundlage des Versammlungsprotokolls, den eigentlichen Schritt beim Registergericht übernimmt in der Regel der Notar selbst. Entscheidend ist nur, dass der Vorstand diesen Termin zeitnah ansetzt: Bleibt die Meldung aus, kann das Registergericht nach § 78 BGB ein Zwangsgeld androhen und festsetzen, denn die Anmeldung muss unverzüglich erfolgen, ohne schuldhafte Verzögerung.
Für den Vorstand heißt das ganz praktisch: Nach jeder Wahl im vertretungsberechtigten Vorstand oder nach einer Satzungsänderung das Versammlungsprotokoll bereithalten und direkt einen Notartermin ansetzen, statt die Meldung auf die lange Bank zu schieben. Wer das fest in den Ablauf nach jeder Versammlung einplant, hat mit dem Register in aller Regel keine Probleme.
Checkliste: Nach Vorstandswahl oder Satzungsänderung
- Notartermin zeitnah vereinbaren, die Meldung muss unverzüglich erfolgen
- Versammlungsprotokoll bereithalten, es ist Grundlage der notariellen Erklärung
- Prüfen, ob sich die Vertretungsbefugnis im vertretungsberechtigten Vorstand geändert hat
- Neue und ausgeschiedene Vorstandsmitglieder namentlich erfassen
- Neue oder ausgeschiedene Mitglieder des vertretungsberechtigten Vorstands (Vorsitzender, stellv. Vorsitzender, Kassierer, Schriftführer) namentlich erfassen
Häufige Fragen (FAQ)
Wie schnell muss die Meldung erfolgen?
Unverzüglich, also ohne schuldhafte Verzögerung. Eine feste Frist in Tagen nennt das Gesetz nicht, entscheidend ist, dass der Vorstand nicht ohne guten Grund zögert.
Muss der Vorstand die Meldung selbst beim Amtsgericht einreichen?
Formal ja, in der Praxis übernimmt das meist der beurkundende Notar, der die Anmeldung direkt an das Registergericht weiterleitet.
Muss auch ein Wechsel bei Beisitzern oder Fachberatern gemeldet werden?
Nein, meldepflichtig sind nur Änderungen im vertretungsberechtigten Vorstand, also bei Vorsitzendem, stellvertretendem Vorsitzenden, Kassierer und Schriftführer.
Autor:
Rolf Rosendahl
Vorsitzender des Landesverbandes Westfalen und Lippe der Kleingärtner e.V.
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