Datenschutz im Verein:
Grundlagen (Teil 1)

Der Schutz personenbezogener Daten betrifft längst nicht mehr nur Unternehmen, sondern auch Vereine und damit auch unsere Kleingärtnergemeinschaft. In dieser zweiteiligen Reihe zum Thema Datenschutz möchte ich verständlich machen, welche Pflichten bestehen und wie wir im Vereinsalltag verantwortungsvoll mit Daten umgehen können. Im ersten Teil geht es um die Grundlagen: Welche Daten dürfen überhaupt erhoben werden? Auf welcher Rechtsgrundlage geschieht dies? Und welche Rolle spielt die Einwilligung der Mitglieder? Im zweiten Teil, der im Oktober erscheinen wird, werfen wir dann einen Blick auf die praktische Umsetzung, von der Informationspflicht bis hin zur Datensicherheit.

Datenschutz im Kleingartenverein

In einer zunehmend digitalisierten Welt gewinnt der Schutz persönlicher Daten stark an Bedeutung. Mitgliederlisten, E-Mail-Verteiler, Teilnahmeprotokolle oder Fotos von Veranstaltungen, all diese Informationen unterliegen dem Datenschutzrecht und müssen verantwortungsvoll behandelt werden.

Vereine tragen nicht nur eine rechtliche, sondern auch eine ethische Verantwortung. Mitglieder vertrauen darauf, dass mit ihren Daten sorgfältig umgegangen wird. Dieses Vertrauen ist ein wichtiges Fundament für das Miteinander im Kleingartenwesen.

Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt dabei eine zentrale Herausforderung dar. Sie verlangt Transparenz, organisatorische Sorgfalt und technische Schutzmaßnahmen.

Wichtige Anforderungen der DSGVO für Vereine

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt für alle Vereine – unabhängig davon, ob sie gemeinnützig oder ehrenamtlich geführt werden. Besonders wichtig sind:

• Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
• Benennung eines Datenschutzbeauftragten (ab 20 regelmäßig mit Daten arbeitenden Personen)
• Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten
• Datensicherheit durch technische und organisatorische Maßnahmen
• Informationspflicht gegenüber den Mitgliedern
• Einholung von Einwilligungen (z. B. für Fotos oder Newsletter)
• Meldung von Datenschutzverletzungen
• Wahrung der Rechte der Mitglieder (Auskunft, Berichtigung, Löschung)
• Regelungen zur Veröffentlichung von Daten von Funktionsträgern
  

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Daten dürfen nur dann verarbeitet werden, wenn eine gesetzliche Grundlage besteht oder die betroffene Person eingewilligt hat. Zu den typischen Daten gehören:

• Name, Geburtsdatum, Anschrift und Bankverbindung. Sie sind notwendig, um einen Pachtvertrag eindeutig einer Person zuordnen und Beiträge einziehen zu können.
• Telefonnummern sind nicht zwingend erforderlich, können aber im Notfall (z. B. Brand, Einbruch) sinnvoll sein. Zum Beispiel bei Feuer der Laube, oder ein Einbruch, um dann kurzfristig mit dem Pächter in Verbindung zu treten.
• Die Kennzeichnung der E-Mail-Adresse als Pflichtfeld ist üblicherweise nicht zulässig, weil es jedem Mitglied selbst überlassen bleiben muss, ob es diesen Weg der Kommunikation zulassen möchte oder nicht.

Für die Speicherung und Nutzung ist daher eine Einwilligungserklärung erforderlich.
Etwas anderes kann nur dann gelten, wenn diese Art der Kommunikation für die Umsetzung der Vereinszwecke erforderlich ist und dies entsprechend aus der Satzung hervorgeht. Denn dann kann¹ die Verarbeitung und Nutzung der E-Mail-Adresse bereits auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zulässig sein.²

Grundsatz: Die Datenverarbeitung muss zweckgebunden und verhältnismäßig sein. Ein Verein darf die personenbezogenen Daten erheben, die er für die Begründung und Durchführung des Vereinsverhältnisses benötigt – ohne zusätzliche Einwilligung.³

Datenschutz ist keine bloße Formalität, sondern Ausdruck von Respekt und Vertrauen gegenüber unseren Mitgliedern. Mit klaren Grundlagen schaffen wir die Basis für ein sicheres und faires Miteinander im Verein.

Im nächsten Teil unserer Serie widme ich mich den praktischen Fragen: Wie setzen wir Datenschutz im Alltag um? Welche Rechte haben unsere Mitglieder und was bedeutet Datensicherheit konkret für den Verein?

Autor:

Rolf Rosendahl

Vorsitzender des Landesverbandes Westfalen und Lippe der Kleingärtner e.V.

E-Mail schreiben

_{¹ Quelle: Grüne Schriftreihe BKD Seminar Recht II}

_{² Quelle: Broschüre „Datenschutz im Verein“ nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) des Landesbeauftragen für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen}

_{³ Quelle: Broschüre „Datenschutz im Verein“ nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) des Landesbeauftragen für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen}