Spenden im Kleingartenverein:
So stellen Sie Zuwendungs-bestätigungen richtig aus
©iStock/Nuthawut Somsuk
Worum geht's: Nur steuerlich gemeinnützige Kleingartenvereine dürfen für Spenden eine Zuwendungsbestätigung ausstellen, auf dem amtlichen Vordruck und mit zwei Unterschriften laut Satzung. Mitgliedsbeiträge zählen dabei nicht als Spende.
Nach dem Sommerfest kommt eine Kleingärtnerin auf Sie zu und drückt Ihnen fünfzig Euro in die Hand. „Für die Vereinskasse, einfach so. Ich möchte etwas zurückgeben." Sie freuen sich über die Geste. Dann kommt die Frage, mit der plötzlich Sie am Zug sind: „Kann ich dafür eine Spendenquittung bekommen?" Diese Situation kennt inzwischen fast jeder Vorstand, und die Antwort darauf ist gar nicht so kompliziert, wenn man weiß, worauf es ankommt.
Das Wichtigste zur Zuwendungsbestätigung auf einen Blick
- Nur steuerlich gemeinnützige Vereine und Verbände (§ 52 Abs. 2 Nr. 23 AO) dürfen Spenden entgegennehmen und Zuwendungsbestätigungen ausstellen.
- Die Bestätigung muss auf dem amtlichen Vordruck (§ 50 Abs. 1 EStDV) erfolgen, darf höchstens eine DIN-A4-Seite umfassen und muss handschriftlich unterschrieben werden.
- Unterschriftsberechtigt sind laut Mustersatzung (§ 8 Abs. 8) zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam, mindestens eines davon der Vorsitzende oder sein Stellvertreter.
- Der letzte Freistellungsbescheid des Finanzamts darf nicht länger als fünf Jahre zurückliegen, die Frist wird dabei taggenau berechnet (§ 63 Abs. 5 AO).
- Mitgliedsbeiträge sind keine Spenden und dürfen nicht als solche bestätigt werden.
Warum darf nicht jeder Verein einfach eine Quittung ausstellen?
Im letzten Newsletter habe ich erklärt, worin sich steuerliche und kleingärtnerische Gemeinnützigkeit unterscheiden. Genau diese steuerliche Gemeinnützigkeit ist jetzt der Schlüssel. Spenden entgegennehmen darf grundsätzlich jeder Verein. Eine sogenannte Zuwendungsbestätigung, mit der Ihre Spenderin die Spende steuerlich geltend machen kann, dürfen Sie aber nur ausstellen, wenn Ihr Verein oder Verband nach § 52 Abs. 2 Nr. 23 der Abgabenordnung als steuerlich gemeinnützig anerkannt ist.
Für Ihre Spenderin ist das mehr als eine Formalität. Sie kann den Betrag steuerlich geltend machen, und genau dieser Anreiz sorgt dafür, dass Menschen überhaupt spenden.
Eine Spende muss dabei nicht immer Geld sein. Auch Sachzuwendungen zählen dazu, etwa wenn jemand dem Verein Werkzeug oder Material überlässt, ohne eine Gegenleistung zu erwarten.
Was gehört auf die Zuwendungsbestätigung?
Die Zuwendungsbestätigung selbst folgt festen Regeln, und die sind zum Glück leicht einzuhalten. Sie muss auf dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck erfolgen. Ein Muster stellen wir Ihnen hier zum Download bereit, sodass Sie es einfach übernehmen können. Sie darf nicht länger als eine DIN-A4-Seite sein, und sie muss handschriftlich unterschrieben werden.
Wer genau unterschreiben darf, steht in unserer Mustervereinssatzung. Nach § 8 Abs. 8 vertreten zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam den Verein im Sinne des § 26 BGB, und mindestens eines davon muss der Vorsitzende oder sein Stellvertreter sein. Bevor Sie unterschreiben, lohnt sich außerdem ein Blick aufs Datum. Der letzte Freistellungsbescheid Ihres Finanzamts darf nicht länger als fünf Jahre zurückliegen und diese Frist wird taggenau berechnet. Ist sie überschritten, verliert die Bestätigung ihre Wirkung, so steht es auch auf dem Vordruck.
Ist der Mitgliedsbeitrag auch eine Spende?
Ein Punkt sorgt in der Praxis immer wieder für Verwirrung. Mitgliedsbeiträge sind keine Spenden. Der Unterschied liegt darin, dass das Mitglied für seinen Beitrag eine Gegenleistung erhält, etwa die Nutzung der Gemeinschaftsanlagen oder das Stimmrecht in der Versammlung. Eine Spende dagegen erfolgt freiwillig und ohne Gegenleistung. Stellen Sie für Mitgliedsbeiträge trotzdem eine Zuwendungsbestätigung aus, gefährden Sie damit die Gemeinnützigkeit Ihres Vereins.
„Mitgliedsbeiträge sind keine Spenden. Ein Mitgliedsbeitrag ist eine Gegenleistung,
eine Spende dagegen erfolgt freiwillig und ohne Gegenleistung." - Rolf Rosendahl
Auch bei der Verwendung der Spende sind Ihnen als Vorstand die Hände nicht ganz frei. Ein gemeinnütziger Verein darf seine Mittel nur für die Zwecke einsetzen, die in der Satzung stehen. Sieht Ihre Satzung ausschließlich die Förderung des Kleingartenwesens vor, dürfen Sie das gespendete Geld auch nur dafür verwenden, nicht etwa für die Vereins-Schachgruppe, so naheliegend das im Einzelfall auch erscheinen mag.
So gehen Sie es in Ihrem Kleingartenverein an
- Prüfen Sie zunächst, ob Ihr Verein steuerlich gemeinnützig ist und ob der Freistellungsbescheid noch aktuell ist. Ist er älter als fünf Jahre, sprechen Sie rechtzeitig mit Ihrem Finanzamt.
- Nutzen Sie für jede Spende ausschließlich das amtliche Formular, und achten Sie darauf, dass die richtigen zwei Personen laut Satzung unterschreiben.
- Und behalten Sie im Kopf: Mitgliedsbeitrag und Spende bleiben getrennt, auch wenn beides am Ende im selben Kassenbuch landet.
Es klingt zunächst nach viel Bürokratie für einen einfachen Fünfziger in der Vereinskasse. Mit dem richtigen Formular und den zwei richtigen Unterschriften ist es aber tatsächlich schnell erledigt. Und Sie tun Ihrer Spenderin und Ihrem Verein damit einen echten Gefallen: Sie bekommt ihren steuerlichen Vorteil, Ihr Verein die Unterstützung, auf die er sich verlassen kann.
Häufige Fragen zum Umgang mit Spenden im Kleingartenverein
Darf ich auch Sachspenden bestätigen, nicht nur Geld?
Ja, eine Spende kann eine Geld- oder eine Sachzuwendung sein, etwa wenn jemand dem Verein Werkzeug oder Material überlässt, ohne eine Gegenleistung zu erwarten.
Was passiert, wenn der Freistellungsbescheid älter als fünf Jahre ist?
Dann verliert die Zuwendungsbestätigung ihre Wirkung, wie es auf dem amtlichen Vordruck vermerkt ist. Sprechen Sie in diesem Fall rechtzeitig mit Ihrem Finanzamt, damit ein aktueller Bescheid vorliegt.
Wer genau darf die Zuwendungsbestätigung unterschreiben?
Laut unserer Mustersatzung (§ 8 Abs. 8) müssen es zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam sein, mindestens eines davon der Vorsitzende oder sein Stellvertreter.
Autor:
Rolf Rosendahl
Vorsitzender des Landesverbandes Westfalen und Lippe der Kleingärtner e.V.
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